Elegir el lugar ideal para un evento es quizá la decisión más importante que se ha de tomar. Muchos aspectos de la fiesta están relacionados con esta decisión; la elección del banquete, el entretenimiento, la transportación y la fotografía entre otros.
Es conveniente que el lugar elegido para el evento sea reservado con entre 9 y 12 meses de anticipación. Si la sede elegida es particularmente demandada, debes quizás entonces reservar con hasta dos años de anticipación.
Cuando comienzas a organizar un evento, numerosas opciones para llevarlo a cabo se presentan, sin embargo es importante determinar cual de ellas puede crear el ambiente que se desea, la comodidad que ofrecerá a los asistentes y un presupuesto acorde con lo planeado. Los elementos más importantes a considerar para la elección de una Sede son:
El presupuesto con el que se cuenta.
El número de personas que asistirán.
Si se desea una recepción en interiores o exteriores
Si se desea una recepción formal o informal.
Si el lugar elegido cuenta con la infraestructura necesaria para mi evento.
Si el lugar es coherente con el tema y decoración que se desean.
Las sedes para eventos, se clasifican en tres grandes rubros: El primero incluye los hoteles, restaurantes, Clubes y salones para fiestas. En estos escenarios el banquete es ge-neralmente servido por los anfitriones del lugar y el costo del banquete se da en relación al número de comensales. La organización suele ser más sencilla pues el proveedor cuenta con todos los elementos necesarios para la fiesta en su propia casa.
Un segundo grupo lo componen las sedes al aire libre, en donde generalmente el banquete es contratado por separado. Naturalmente estos eventos implican un mayor esfuerzo logístico (electricidad, sanitarios, iluminación, etc) E n estas sedes, es conveniente contar con la ayuda y asesoría de un organizador que cuide minuciosamente todos los detalles.
Un tercer grupo está conformado por todas aquellas sedes fuera de toda usanza común tales como eventos en Cenotes, lagos, fincas abandonadas, islas, eventos en el extranjero, etcétera en donde la complejidad de la organización está relacionada con lo inusual del lugar. Por lo general resultan ser eventos mas costosos y de riesgo, aunque también los más dignos de recordar como “fiestas inolvidables”. En estos casos el au-xilio de un experto es indispensable.
Para garantizar el éxito de sus eventos es indispensable que consideren la experiencia del proveedor, la infraestructura con la que cuenta y la disponibilidad mostrada para acce-der a los que se desea.
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